Новые требования по оформлению путевых листов: как избежать разногласий с ревизорами

sylv1rob1 / Shutterstock.com

В декабре вступают в силу несколько важных приказов, определяющих порядок оформления документов при эксплуатации транспортных средств.

Во-первых, с 15 декабря согласно приказу Минтранса России от 7 ноября 2017 г. № 476 в путевом листе надо указывать ОГРН учреждения.

Во-вторых, с 24 декабря предрейсовый контроль технического состояния транспорта надо проводить по новым правилам, утвержденным приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 г. № 141. Этими правилами, в частности, установлены:

• требования к работникам, которые будут проводить проверку техсостояния;
• перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые надо проверить;
• перечень реквизитов, которые должен содержать журнал регистрации результатов контроля.

Чтобы не было разногласий с ревизорами при списании ГСМ, бухгалтерии лучше взять на контроль несколько важных вопросов.

1. Используемые учреждением формы путевых листов в любом случае утвердите локальным актом. Можно применять и утвержденные Госкомстатом формы, включив в них недостающие обязательные реквизиты из перечня, приведенного в Разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

2. Если в путевом листе нет отметок о проведенном медосмотре водителя или предрейсовом контроле техсостояния проверяющие могут оштрафовать по ст. 12.31.1 КоАП РФ. Однако это не означает, что на основании этих путевых листов нельзя списать ГСМ с учета. Главное, чтобы был подтвержден служебный характер поездок.

Образцы путевых листов – в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

3. Напишите в локальном акте учреждения, каким образом будете детализировать маршрут движения в путевых листах. Учитывайте при этом рекомендации органа – учредителя. Детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы. А вот указание каждого дома или улицы по маршруту движения – это уже перебор.

4. Списывайте ГСМ на основании первичного документа – Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). А путевой лист используйте как основание для:

• расчета объема израсходованного топлива и обоснования его списания (ст. 2 УАТ)
• контроля рабочего времени водителя (ст. 2 УАТ)
• подтверждения срока командировки при использовании личного или служебного транспорта для проезда в командировку (п. 7 Положения);
• начисления компенсации за использование личного транспорта (ее размер в целях налога на прибыль утвержден постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92)

5. Путевые листы не относится к бланкам строгой отчетности, поэтому их изготовление из материалов типографии надо отражать в учете по КОСГУ 340.

6. Путевые листы можно оформлять на срок от 1 дня до 1 месяца включительно. Однако, если вы решили оформлять их на несколько дней, обязательно предусмотрите в форме возможность указания отметок о проведении медосмотра и техконтроля при каждом выезде транспортного средства.

7. Расходование ГСМ сверх установленных норм – не всегда нарушение. Однако при превышении норм обязательно должно быть проведено разбирательство. Возможно, по итогам этого разбирательства будет выявлено злоупотребление и в учете надо будет начислить доход по компенсации нанесенного учреждению ущерба. Однако возможна и другая ситуация – превышение норм обусловлено неисправностью автомобиля и надо будет запланировать его ремонт.