Новости и аналитика Аналитические статьи Утрата первичных документов по ОС: налоговые последствия

Утрата первичных документов по ОС: налоговые последствия

Утрата первичных документов по ОС: налоговые последствия

Nirat.pix / Shutterstock.com

Утраченную первичную документацию на амортизируемое имущество, срок хранения которой не истек, нужно восстановить, так как ее отсутствие влечет риски, в том числе налоговые. Рассмотрим налоговые последствия утраты первичных документов и порядок их восстановления.

При формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций (далее - Налог) налогоплательщики вправе учитывать обоснованные и документально подтвержденные (п. 1 ст. 252 НК РФ) расходы в виде суммы начисленной амортизации (п. 2 ст. 252, подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ).

Для корректного списания в налоговом учете затрат на приобретение объекта амортизируемого имущества через амортизационный механизм необходимо обладать, в частности, информацией о месяце ввода его в эксплуатацию и сроке его полезного использования (п. 1 ст. 258, п. 4 ст. 259, п. 2 ст. 259.1, п. 4 ст. 259.2 НК РФ). Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н). Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).
 

Налоговые последствия утраты первичных документов

При проверке правильности исчисления организацией Налога в рамках проведения выездной налоговой проверки инспекция может истребовать у организации данные документы (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93 НК РФ).

По мнению автора, отсутствие актов о приеме-передаче объекта основных средств, с позиции налоговых органов, может свидетельствовать о необоснованном начислении амортизации в налоговом учете в отношении объектов амортизируемого имущества в связи с тем, что они не введены в эксплуатацию. Таким образом, последствиями непредставления истребуемых актов о приеме-передаче объекта основных средств и приказов об установлении срока полезного использования могут являться, в частности:

  • исключение сумм начисленной амортизации из расчета налоговой базы по Налогу и доначисление Налога;
  • начисление пеней на сумму недоимки (ст. 75 НК РФ);
  • привлечение организации к ответственности (ст. 120, 122, 126 НК РФ).

Кроме того, следует учитывать, что непредставление налоговому органу запрашиваемых пояснений, документов и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п. является одним из критериев, используемых налоговыми органами в процессе отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок (п. 9 раздела 4 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

ВАЖНО

С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.



Восстановление утраченных первичных документов

Конкретные правила и указания, которыми должна руководствоваться компания в случае утраты первичных учетных документов, на законодательном уровне не установлены. Единственным нормативно-правовым актом, регламентирующим действия организации в подобной ситуации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение)), которое применяется в части, не противоречащей законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (п. 3 информации Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015).

В соответствии с пунктом 6.8 Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (далее - комиссия). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия.

В аналогичном порядке рекомендовали действовать и специалисты налоговых органов (письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Наряду с этим чиновники указывают на необходимость восстановления налогоплательщиком утраченных документов (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 № АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).

В связи с изложенным автор полагает, что в рассматриваемом случае необходимо:

  • руководителю организации издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов по учету основных средств,
  • в состав которой могут быть включены, в частности, работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и др.;
  • комиссии провести расследование причин пропажи документов, в процессе целесообразно получить от лиц, ответственных за их сохранность (пп. 6.2, 6.6 Положения), письменные объяснения (докладные записки);
  • по результатам расследования составить акт, в котором отразить список утерянных документов и причины их пропажи, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для восстановления документов (в случае согласия с его содержанием указанный акт утверждает руководитель организации);
  • попытаться восстановить документы.

ПРИМЕР

При проверке документов было обнаружено, что утеряны акты о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и приказы руководителя об установлении срока полезного использования. В настоящее время в организации новый руководитель. Часть сотрудников, которые подписывали акты ОС-1, уже не работают в компании. Основные средства, документы на которые были утеряны, сейчас продолжают эксплуатироваться, на их стоимость начисляется амортизация. Все указанные документы сохранились в электронном виде, без подписей.


В рассматриваемой ситуации утеряны документы на бумажных носителях, которые оформляла сама компания. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера) и сохранились в электронном виде, можно их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов (подп. 22 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Логично предположить, что в дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.

Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных. Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на взгляд автора, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах нужно сделать надпись "Дубликат".

Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов, автор полагает, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.
 

Светлана Овчинникова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия"

https://svoymarket.com/sankt-peterburg/drugoe/individualnaya-karta-beremennoy-i-rodilnicy-111u-20-100-sht-242 https://svoymarket.com/moskva/sad-i-ogorod/moyka-vysokogo-davleniya-huter-m165-pw-80 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-asn-10000-1-c-9 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-akkumulyatornaya-uglovaya-shlifmashina-bosch-145 https://svoymarket.com/bryansk/kompyuternie-uslugi/remont-kompyuterov-noutbukov-navigatorov-monitorov-165 https://svoymarket.com/moskva/stroymaterialy/kristallizol-himfrez-aktiv-257 https://svoymarket.com/moskva/elektroinstrumenty/svarochnye-apparaty-resanta-sai-160k-72 https://svoymarket.com/ekaterinburg/stiralnye-mashiny/prodazha-stiralnyh-mashin-bu-261 https://svoymarket.com/moskva/elektroinstrumenty/svarochnye-apparaty-resanta-sai-160k-72 https://svoymarket.com/angarsk/gotoviy-biznes/mazut-topochnyy-m100-vid-3-6-154 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznye-stabilizatory-rucelf-sdv-3-60000-200 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-stabilizator-resanta-asn-60000-3-em-92 https://svoymarket.com/moskva/elektroinstrumenty/svarochnye-apparaty-resanta-sai-220k-76 https://svoymarket.com/moskva/stroymaterialy/kristallizol-w12-247 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-lyuks-1000-71 https://svoymarket.com/tver/ohrana-i-signalizacii/videonablyudenie-v-tveri-postavka-i-montazh-118 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-20000-57 https://svoymarket.com/saratov/otoplenie-i-ventilyaciya/nagrevatelnaya-sekciya-dlya-teplogo-pola-caleo-183 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-lux-asn-2000n-1-c-13 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-voltron-8000-hp-34 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-asn-12000-1-c-10 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-stabilizator-resanta-asn-3000-3-em-82 https://svoymarket.com/sankt-peterburg/muzyka/sborniki-not-populyarnoy-muzyki-s-fonogrammami-dlya-igry-na-muzykalnyh-instrumentah-116 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-gibridnyy-stabilizator-energiya-hybrid-25000-3-96 https://svoymarket.com/nizhniy-novgorod/delovie-uslugi/naruzhnaya-reklama-v-nizhnem-novgorode-ot-reklamnogo-agentstva-269 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/invertory-rucelf-upi-1400-24-el-207 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-asn-3000-1-c-6 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-gibridnyy-stabilizator-energiya-hybrid-150000-3-101 https://svoymarket.com/volgograd/ruchnye-instrumenty/arenda-prokat-gidravlicheskie-ruchnye-nozhnicy-138 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-hybrid-8000-u-26 https://svoymarket.com/moskva/prodazha-kvartiri/kvartira-3-komnaty-85-m2-agent-254 https://svoymarket.com/volgograd/ruchnye-instrumenty/arenda-prokat-profilegib-trubogib-ruchnoy-148 https://svoymarket.com/sankt-peterburg/predlozheniya/obshchiy-zhurnal-rabot-prilozhenie-1-k-prikazu-ot-2-dekabrya-2022-g-n-1026pr-60-listov-239 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznye-stabilizatory-rucelf-sdv-3-20000-198 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-lux-asn-2000n-1-c-13 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-classic-15000-66 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-classic-15000-66 https://svoymarket.com/sankt-peterburg/drugoe/individualnaya-karta-beremennoy-i-rodilnicy-111u-20-100-sht-242 https://svoymarket.com/angarsk/gotoviy-biznes/dizelnoe-toplivo-dt-evro-sort-s-let-e-mezh-f-zim-d-ark-153 https://svoymarket.com/tver/setevoe-oborudovanie/servery-pk-printery-mfu-seti-postavka-servis-117 https://svoymarket.com/feodosiya/tovari-dlya-zhivotnih/prodam-kletki-dlya-ptic-i-gryzunov-179 https://svoymarket.com/sankt-peterburg/ruchnye-instrumenty/kamnekolnye-klinya-266 https://svoymarket.com/feodosiya/arenda-komnati-posutochno/komnata-17-m2-sobstvennik-177 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-lux-asn-2000n-1-c-13 https://svoymarket.com/angarsk/gotoviy-biznes/nefteprodukty-benzin-dizelnoe-toplivo-mazut-151 https://svoymarket.com/penza/oborudovanie/zavesy-pvh-v-penze-izgotovlenie-i-prodazha-196 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-classic-20000-68 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-voltron-500-hp-28 https://svoymarket.com/feodosiya/prodazha-doma/dom-280-m2-poseleniya-izhs-3-sot-172 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-betonoloma-bosch-147
Бизнес площадка и доска объявлений нового поколения!Откройте свой онлайн-магазинСвой личный блогПокупайте и продавайте товары безопасно!
https://films.rustec.su
https://www.rustec.su
https://utorrentfilmi.rustec.su
https://steambuy.rustec.su
https://tsargrad.rustec.su
https://60-minut.rustec.su
https://100ballnik.rustec.su
https://rufilmtv.rustec.su
https://sorokanews.rustec.su
https://championat.rustec.su
https://qostanay.rustec.su
https://stoigr.rustec.su
https://5finansymm.rustec.su
https://arhtehnoplus.rustec.su
https://koranchitat.rustec.su
https://blogfreo.rustec.su
https://more-novinok.rustec.su
https://certificatione.rustec.su
https://bellady.rustec.su
https://sexgorod.rustec.su
https://kokose.rustec.su
https://protinok.rustec.su
https://sexdoma.rustec.su
https://sexreal.rustec.su
https://pornrusskoe.rustec.su
https://abc001.rustec.su
https://fapguru.rustec.su
https://pornoall.rustec.su
https://0porno.rustec.su
https://prosto.rustec.su
https://pornolabe.rustec.su
https://etotope.rustec.su
https://pornohui.rustec.su
https://sexsosedki.rustec.su